Términos y Condiciones Canal Foros

TÉRMINOS Y CONDICIONES CANAL FOROS

INTRODUCCIÓN

Los Foros de Comercio Ético son una iniciativa de colaboración establecida para promover mejores condiciones de trabajo en el sector agroalimentario español, con el objetivo de abordar los desafíos existentes y facilitar la transformación y mejora continua del sector, aumentando el bienestar sociolaboral de las personas trabajadoras y sus familias.

El presente acuerdo tiene por objeto regular la prestación de servicios de un mecanismo de gestión de quejas por parte de los Foros de Comercio Ético a favor de sus miembros y entidades adheridas interesadas en un sistema interno de información para que sus empleados o terceros puedan comunicar posibles infracciones normativas o conductas ilícitas que se produzcan en el ámbito de su actividad.

Esto permitirá a las entidades interesadas contar con una capa de garantía adicional para obtener información de interés que pueda afectar a su funcionamiento, atendiendo de forma independiente a las personas informantes que comuniquen cualquier queja o denuncia en el seno de la empresa.

Tratando de generar confianza a las personas informantes e interesados de forma exclusiva o de forma adicional al sistema interno de información o canal de denuncias que la empresa tenga en funcionamiento, con independencia del tamaño de la empresa o si resulta sujeto obligado o no por la normativa vigente.

El mecanismo de gestión de quejas o denuncias propuesto es una herramienta que permite al cliente cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como con el artículo 31 bis del Código Penal, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas y la necesidad de contar con modelos de organización y gestión que incluyan medidas de prevención y detección de delitos.

El canal de denuncias garantiza la confidencialidad, el anonimato y la protección de los datos personales de los denunciantes y los denunciados, así como el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas del tratamiento de dichos datos.

A los efectos del presente contrato, se entenderá por:

  • PROVEEDOR: FOROS DE COMERCIO ETICO en su condición de prestador de los servicios de canal de denuncias al cliente, conforme a las condiciones establecidas en el contrato.
  • CLIENTE: la empresa que encomienda los servicios de canal de denuncias al proveedor, con el fin de implantar dicho sistema interno de información en su organización.
  • INFORMANTE: la persona física que presenta una queja, denuncia o consulta a través del canal de denuncias sobre una posible infracción normativa o conducta ilícita cometida por el cliente o por alguna persona vinculada a él.
  • DENUNCIADO: la persona física o jurídica sobre la que recae la denuncia presentada por el denunciante.
  • INFORMACIÓN: el conjunto de datos personales y no personales que se traten en el marco del servicio, tanto los facilitados por el cliente al proveedor como los obtenidos por el proveedor a través del canal de denuncias.
  • SISTEMA SUBENCARGADO: el servicio auxiliar de sistemas o medios que permite la recepción y tratamiento de las comunicaciones originadas por los informantes.

Las presentes condiciones permanecerán publicadas en el sitio web a disposición de los CLIENTES para reproducirlas y guardarlas como confirmación del contrato de servicios, pudiendo ser modificadas en cualquier momento por el PRESTADOR. Resultarán de aplicación los términos que se encuentren vigentes en cada momento.

La aceptación de los presentes términos conlleva que el CLIENTE ha leído, entiende, comprende y asume lo aquí expuesto.

Estas condiciones tienen un periodo de validez indefinido y serán aplicables a todas las contrataciones o encomiendas de servicio realizadas por el CLIENTE en relación al CANAL FOROS, ya sea mediante solicitud, adhesión, suscripción o petición a través de los correspondientes formularios digitales disponibles en el sitio web del PRESTADOR, o a través de los correspondientes formularios en papel.

 

IDENTIDAD DE LAS PARTES

PRESTADOR

ASOCIACIÓN FOROS DE COMERCIO ÉTICO, con domicilio en Calle Hermés, 4, Bq. 2, Esc. 4, 7º-2, 41014 Sevilla, NIF G72566243, en adelante, el PROVEEDOR.

CLIENTE

La organización, empresa, profesional o entidad que se ha registrado o adherido a la implementación del CANAL FOROS a través del correspondiente formulario o acuerdo con independencia de que este sea digital o en papel.

Las personas usuarias del CLIENTE tienen acceso al servicio CANAL FOROS mediante un nombre de usuario y contraseña sobre los que son responsables de su uso y custodia.

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal suficiente para suscribir el presente contrato y,

EXPONEN

  • Que el PROVEEDOR es una entidad independiente que cuenta con un grupo de trabajo especializado en la prestación de servicios de canal de denuncias, conforme a la normativa vigente en materia de prevención de delitos y protección de los informantes.
  • Que el CLIENTE es una entidad adherida al PROVEEDOR al que desea encomendar los servicios para implantar un mecanismo de gestión de quejas, también conocido como canal de denuncias, interno en su organización y conforme al grupo de trabajo existente en el PROVEEDOR en esta materia, con el fin de cumplir con la Ley 2/2023y fomentar una cultura ética y de cumplimiento normativo.
  • Que ambas partes han acordado celebrar el presente contrato de servicios de un mecanismo de gestión de quejas, que se regirá por las siguientes

CLÁUSULAS

PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO

El objeto del presente contrato es regular la prestación por parte del PROVEEDOR al CLIENTE de los servicios del mecanismo de gestión de quejas, consistentes en:

  • El diseño, la implementación y el mantenimiento de un sistema interno de información que permita al CLIENTE recibir, gestionar y resolver las denuncias que presenten sus empleados o terceros sobre posibles infracciones normativas o conductas ilícitas que se produzcan en el ámbito de su actividad.
  • La garantía de confidencialidad, anonimato y protección de los datos personales de los denunciantes y los denunciados, así como el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas del tratamiento de dichos datos.
  • La elaboración de informes periódicos sobre el funcionamiento y los resultados del canal de denuncias, así como la propuesta de medidas correctivas o preventivas que se consideren oportunas.
  • EL sistema de comunicación y los medios de transmisión que lo componen se suministran por un servicio auxiliar especializado, el SISTEMA SUBENCARGADO, cuyos datos e información técnica se expone en el ANEXO I.

SEGUNDA. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

El PROVEEDOR se obliga a:

  • Prestar en tiempo y forma los servicios objeto del contrato con independencia, diligencia, profesionalidad y calidad.
  • Asumir las obligaciones en materia de implantación, puesta en marcha y conformidad del servicio, respondiendo por la garantía legal y contractual correspondiente.
  • Gestionar y obtener la totalidad de las licencias, permisos y autorizaciones que pudieran resultar necesarias para la prestación de los servicios encomendados.
  • Asignar al proyecto un equipo humano cualificado y con experiencia en la materia, así como los medios técnicos necesarios para garantizar la seguridad y la eficacia del canal de denuncias.
  • Informar al CLIENTE sobre el estado y la evolución del servicio, así como sobre cualquier incidencia o anomalía que se detecte o se prevea.
  • Respetar la confidencialidad y el secreto profesional sobre toda la información que reciba o genere en el marco del servicio, no pudiendo divulgarla ni utilizarla para fines distintos al objeto del contrato.
  • Prestar toda la asistencia necesaria al CLIENTE durante la duración del presente acuerdo, y facilitar la oportuna formación a los empleados o usuarios autorizados del CLIENTE para que conozcan el servicio y permanezcan actualizados en este según corresponda a su perfil (usuario potencial informante o usuario destinatario de las comunicaciones).
  • Mantener el mecanismo de gestión de denuncias operativo y accesible durante toda la vigencia del contrato, garantizando un nivel mínimo de disponibilidad (99%) durante 365 días al año y 24 horas al día, salvo periodos de mantenimiento o razones de emergencia.
  • El tiempo de respuesta máximo ante incidencias, errores, consultas o asistencia técnica se establece en hasta 7 días naturales.
  • Elaborar informes anuales sobre el funcionamiento y los resultados del mecanismo de gestión de quejas, que incluirán el número y tipo de denuncias recibidas, el estado y la resolución de estas, las medidas correctivas o preventivas propuestas y los indicadores de calidad del servicio.
  • Dichos informes, podrán compartirse o comunicarse, de forma puntual o periódica, a petición de terceras entidades relacionadas con el sector agroalimentario, más concretamente supermercados e importadores de Inglaterra y Alemania, para que, con carácter general, puedan conocer los indicadores relativos a la cantidad y tipología de las quejas que se comunican, medidas correctivas y preventivas comunes y otros indicadores de calidad del sector en España.
  • Del mismo modo, los supermercados e importadores de otros países, como Inglaterra y Alemania, que estén directamente relacionados con el CLIENTE, podrán solicitar los informes de las quejas que tengan a este como destinatario, a fin de conocer y evaluar los citados indicadores de calidad correspondientes en su caso (cantidad de quejas recibidas, tipología, medidas adoptadas, y otros).
  • El PROVEEDOR podrá comunicar los citados informes a las terceras entidades indicadas, de forma precisa, proporcional y confidencial; a petición de estas y sin que en ningún caso suponga revelación de datos personales o información de carácter sensible o crítica para el negocio.

El CLIENTE se obliga a:

  • Abonar los honorarios pactados por la prestación del servicio, según lo establecido en la cláusula cuarta.
  • Facilitar al PROVEEDOR toda la información y documentación necesaria para la correcta ejecución del servicio, así como colaborar con él en todo lo que sea preciso.
  • Designar a las personas de contacto y usuarios destinatarios de las comunicaciones del mecanismo de gestión de denuncias.
  • Comunicar al PROVEEDOR cualquier cambio o modificación que afecte al ámbito o las condiciones del servicio, así como cualquier sugerencia o reclamación que tenga al respecto.
  • Cumplir con las obligaciones legales derivadas del establecimiento y funcionamiento del canal de denuncias, especialmente en materia de prevención de delitos y protección de los informantes.

TERCERA. PROCESO Y CALIDAD DEL SERVICIO

El PROVEEDOR desarrollará el servicio encomendado atendiendo a los siguientes criterios organizativos y técnicos que se exponen en el ANEXO I y se describen a continuación:

  1. Análisis inicial de la situación del CLIENTE.

Valoración inicial de necesidad y obligaciones legales en virtud de la normativa vigente de aplicación.

  1. Configuración y organización inicial del mecanismo.

El sistema puede ser único o convivir con otro sistema existente. Se configuran los medios de comunicación y el acceso de los usuarios autorizados.

  1. Capacitación y difusión.

Se desarrollan las acciones de formación, capacitación y concienciación necesarias en el seno de la empresa. Se capacitan y designan formadores internos. Se desarrollan acciones de difusión entre los empleados para la concienciación de estos de la posibilidad de uso de este sistema.

  1. Uso del sistema.

El sistema queda en funcionamiento según los términos y nivel de servicio aquí acordados. La persona informante puede realizar la comunicación a través del mecanismo del PROVEEDOR, que será destinatario de dicha comunicación juntamente con el CLIENTE. Ambas partes pueden colaborar y plantear conjuntamente el procedimiento a seguir a raíz de la comunicación recibida (recepción, admisión, instrucción o investigación, resolución y cierre).

Si el CLIENTE recibe la comunicación a través de su propio sistema puede valorar su atención y resolución de forma individual, o solicitar el apoyo adicional del PROVEEDOR.

En cualquiera de las situaciones, el PROVEEDOR dispone de un Comité Ético para intervenir en el procedimiento de atención y resolución de la comunicación.

El Comité Ético estará formado por distintos especialistas en las diferentes áreas y materias que pueden ser objeto de comunicación a través de los sistemas internos de información o canales de denuncia. Estos especialistas podrán ser internos, pertenecientes tanto a FOROS DE COMERCIO ÉTICO como a sus entidades o miembros adheridos, como otros profesionales cualificados externos. Actuando en todo caso con honestidad, rigor e independencia.

En el momento de que una persona desee actuar como informante deberá aceptar implícitamente los términos y condiciones, así como el reglamento del mecanismo de gestión de quejas, existentes que se encuentren vigentes en cada momento.

CUARTA. DURACIÓN DEL SERVICIO

El presente contrato tendrá una duración inicial de 1 año, contado desde la fecha de su firma.

El contrato se prorrogará automáticamente por períodos sucesivos de 1 año, salvo que alguna de las partes manifieste su voluntad de no renovarlo con una antelación mínima de 30 días naturales a la fecha de vencimiento.

QUINTA. HONORARIOS

El PROVEEDOR desarrolla el servicio encomendado sin coste para el CLIENTE, en el marco del proyecto y grupo de trabajo correspondiente.

No obstante, los servicios técnicos y sistemas de comunicación provistos por el SISTEMA SUBENCARGADO suponen un coste para el CLIENTE que abonará al SISTEMA SUBENCARGADO por la prestación del servicio los honorarios previstos en el ANEXO II.

SEXTA. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Ambas partes se comprometen a guardar confidencialidad y secreto profesional sobre toda la información que reciban o generen en el marco del servicio, no pudiendo divulgarla ni utilizarla para fines distintos al objeto del contrato, salvo autorización expresa de la otra parte o requerimiento legal.

Ambas partes se obligan a cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, especialmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

A los efectos del tratamiento de datos personales derivado del servicio, el PROVEEDOR actuará como encargado del tratamiento y el CLIENTE como responsable del tratamiento, conforme al artículo 28 del RGPD.

El PROVEEDOR tratará los datos personales que le facilite el CLIENTE o que obtenga a través del canal de denuncias únicamente para la prestación del servicio, siguiendo las instrucciones documentadas del CLIENTE y adoptando las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar su seguridad y confidencialidad.

El PROVEEDOR no comunicará ni cederá los datos personales a terceros, salvo autorización expresa del CLIENTE o requerimiento legal.

El PROVEEDOR asistirá al CLIENTE en el cumplimiento de sus obligaciones legales en materia de protección de datos personales, especialmente en lo relativo al ejercicio de los derechos de los interesados, la notificación de las violaciones de seguridad y la realización de las evaluaciones de impacto.

El PROVEEDOR devolverá o eliminará los datos personales una vez finalizada la prestación del servicio, salvo que exista una obligación legal que le impida hacerlo.

Se establecen los compromisos relativos a la confidencialidad y el tratamiento de datos personales en el ANEXO III y ANEXO IV correspondientes.

SÉPTIMA. INEXISTENCIA DE RELACIÓN LABORAL

Las partes declaran que el presente contrato es un contrato mercantil y no implica ninguna relación laboral entre ellas ni entre sus respectivos empleados o colaboradores.

El PROVEEDOR asume la plena responsabilidad por el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, laborales y sociales derivadas del servicio, eximiendo al CLIENTE de cualquier reclamación al respecto.

OCTAVA. RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

Cualquiera de las partes podrá resolver el presente contrato por incumplimiento grave o reiterado de las obligaciones asumidas por la otra parte, previa comunicación escrita con una antelación mínima de (30) treinta días naturales.

La terminación del contrato no obstará al cumplimiento de las obligaciones pendientes de las partes a la fecha de la terminación.

NOVENA. FUERZA MAYOR

El retraso en cumplimiento o no cumplimiento de cualquier obligación de las partes no será considerado una omisión o incumplimiento del contrato en caso de deberse a causas de fuerza mayor.

Se entiende por “fuerza mayor”: cualquier circunstancia sobre la que la parte afectada no tiene control razonable, como por ejemplo: desastres naturales, guerra, estado de sitio, alteraciones de orden público, huelga, falta de suministro eléctrico, telefónico o de comunicaciones (voz, datos), virus o ataques informáticos, deficiencias en los servicios de telecomunicaciones, brechas de seguridad, o cualquier perjuicio que se derive de un hecho causado por una avance imprevisible de la técnica, o cualquier otra causa, que esté fuera del control de la parte afectada.

La parte afectada por la fuerza mayor hará todo lo posible para eliminar su causa, y la exigibilidad de la obligación cuyo cumplimiento se haya visto afectado por la fuerza mayor se suspenderá hasta (15) quince días una vez finalizada o resuelta la fuerza mayor. Sin que esté previsto que la falta de fondos se considere fuerza mayor, o la obligación de resolver conflictos en contra de la voluntad de la parte afectada.

DÉCIMA. APLICACIÓN, MODIFICACIONES, INTEGRIDAD Y ANULABILIDAD

Las partes acuerdan que el presente contrato anula, reemplaza y prevalece sobre cualquier acuerdo anterior, oral o escrito, entre las partes, y que contiene la totalidad de los pactos convenidos.

El contrato solo podrá ser rectificado, modificado o resuelto por escrito firmado por las partes.

La renuncia implícita o explícita por cualquiera de las partes de cualquier derecho contenido en el contrato o a actuar ante cualquier incumplimiento u omisión de la otra, no se considerará como una renuncia de cualquier otro derecho ni de la posibilidad de reclamar por otro incumplimiento u omisión.

Las partes reconocen que, en caso de existir, documentos anexos y/o adjuntos al presente contrato estos forman parte íntegra del mismo, a todos los efectos legales.

Si se diese el caso de que una o varias cláusulas devinieran ineficaces o fuesen anulables o nulas de pleno derecho, se tendrán por no puestas, manteniendo el resto del contrato toda su fuerza vinculante entre las partes. Llegado este caso, las partes se comprometen, si fuera necesario, a negociar de forma amigable y/o de buena fe un nuevo texto para aquellas cláusulas o partes del contrato afectadas.

DECIMOPRIMERA. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

El mecanismo de gestión de quejas, y por extensión los sistemas y soluciones provistos por el SISTEMA SUBENCARGADO correspondiente, pueden incluir contenidos necesarios o implícitos durante su funcionamiento: textos, fotografías, gráficos, imágenes, iconos, tecnología, software, código fuente, logotipos, nombres comerciales, marcas y otros signos distintivos, etc., cuyos derechos intelectuales son de exclusiva propiedad de sus respectivos titulares, correspondiendo a estos cualquier autorización y/o decisión sobre su reproducción, uso, distribución y comunicación.

DECIMOSEGUNDA. INTERLOCUTORES Y COMUNICACIONES ENTRE LAS PARTES

Todas las comunicaciones que en virtud de este contrato se desarrollen serán enviadas por método fehaciente que deje constancia del momento en que ha sido enviada, a qué dirección ha sido enviada y el momento de su recepción por la otra parte.

Las partes reconocen pleno valor de prueba de las comunicaciones que, en virtud de este contrato, se realicen por correo electrónico siguientes:

  • PRESTADOR: canalforos@foroscomercioetico.com
  • CLIENTE: cualesquiera direcciones email suministrada al PRESTADOR.

Pudiendo agregarse o eliminarse interlocutores simplemente comunicándolo por correo electrónico a la otra parte.

DECIMOTERCERA. ACCIONES LEGALES, LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Las partes reconocen quedar obligadas por el presente Acuerdo, así como sus correspondientes anexos y sus efectos jurídicos y se comprometen a su cumplimiento de buena fe.

Todo litigio relativo, especialmente, pero no solo, a la formación, validez, interpretación, firma, existencia, ejecución o terminación de este acuerdo y, en general, a la relación establecida entre las partes, será sometido a la legislación española y comunitaria.

Las referencias aquí realizadas a cualquier norma legal o reglamentaria, o disposición de las mismas, deben entenderse realizadas a las normas o preceptos que puedan sustituirlas en el futuro.

Así las cosas, en caso de controversia, diferencia, conflicto o reclamación en cuanto al Acuerdo, o en relación al mismo, las partes acuerdan, antes de recurrir a la jurisdicción ordinaria, poner todo su esfuerzo en encontrar una solución de forma amistosa; solo cuando esto fallase, se someterán a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Sevilla.

 

ANEXO I

 

ANEXO II. SERVICIO AUXILIAR SISTEMA SUBENCARGADO

El sistema de información compuesto por los medios de comunicación necesarios para la prestación técnica del servicio y mecanismo de gestión de quejas es provisto por la siguiente entidad:

COMPAÑÍA ULULA FRANCE SASU
ID FR66901001396
DOMICILIO 9 RUE DE CONDE 33000 BORDEAUX
COMPAÑÍA MATRIZ

ULULA CANADA INC.

317 ADELAIDE STREET WEST, TORONTO, ON M5V 1P9

POLÍTICAS Y TÉRMINOS CORPORATIVOS Corporate Policies – Ulula

Aunque el procesador principal de datos está ubicado en la UE bajo los criterios del RGPD, pueden darse circunstancias que supongan comunicación transfronteriza de datos con la sociedad principal o dominante, ubicada en Canadá, país que garantiza un nivel de protección adecuado bajo los criterios de la Comisión de la UE (Canadá. Decisión 2002/2/CE de la Comisión, de 20 de diciembre de 2001, respecto de las entidades sujetas al ámbito de aplicación de la ley canadiense de protección de datos).

Este tercero pone a disposición los medios y servicios auxiliares necesarios para la implementación y funcionamiento del mecanismo Canal Foros. Puede aplicar tarifas de servicio que serán directamente expuestas y pactadas entre dicho tercero y el cliente.

 

ANEXO III. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE SECRETOS

PRESTADOR y CLIENTE, que, en adelante, podrán ser denominadas, individualmente, “la Parte” y conjuntamente, “las Partes”, reconociéndose mutuamente capacidad legal suficiente para contratar y obligarse en la representación que actúan, y siendo responsables de la veracidad de sus manifestaciones,

EXPONEN

  1. Que, actualmente, las Partes se encuentran en un proceso de colaboración y desarrollo del proyecto y servicios encomendados relativos al mecanismo de gestión de quejas, en virtud de lo acordado entre las partes.
  2. II. Que, en el marco de este proyecto, las Partes se transmitirán mutuamente información confidencial, propiedad de cada una de ellas.

III. Que este Acuerdo de Confidencialidad se establece con el propósito de garantizar unos niveles rigurosos de confianza entre las Partes e implantar las condiciones bajo las que el DIVULGADOR acuerda revelar cierta información confidencial, que es de su propiedad, al RECEPTOR. Los términos “DIVULGADOR” y “RECEPTOR” deben ser entendidos de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula segunda del presente documento.

  1. Que el mismo regirá la custodia y no transmisión a terceros de la información distribuida entre las Partes, así como los derechos, responsabilidades y obligaciones inherentes en calidad de DIVULGADOR y RECEPTOR de la referida información.
  2. Que, con el objetivo de completar, mejorar, y/o hacer más eficaz y eficiente el proyecto, ambas Partes aportarán o suministrarán a la otra Parte una información confidencial propia, con lo cual este Acuerdo de Confidencialidad tiene carácter cruzado. Así, cualquiera de las Partes podrá constituirse como DIVULGADOR o RECEPTOR, por lo que las Partes respetarán los términos y condiciones del presente Acuerdo que, en su caso, y en cada momento, correspondiesen a la posición —DIVULGADOR y/o RECEPTOR— adoptada por cada Parte.
  3. Y que, habiendo llegado las Partes, libre y espontáneamente, a una coincidencia mutua de sus voluntades, formalizan el presente ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y DE NO DIVULGACIÓN, en adelante, el “Acuerdo”, el cual se regirá por las siguientes,

CLÁUSULAS

PRIMERA. OBJETO DEL ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

El objeto del presente Acuerdo es fijar los términos y condiciones bajo los cuales las Partes comunicarán y mantendrán la confidencialidad de los datos e información intercambiados entre ellas, ya sea de forma oral, gráfica o escrita.

Cada Parte se compromete, por el presente Acuerdo, a otorgar un tratamiento confidencial a las informaciones que la otra Parte le comunique en el marco de la colaboración, negociaciones, y/o proyecto existente entre ambas Partes. Esto supone que las mismas recibirán el mismo tratamiento que la información confidencial de su propiedad y, por tanto, no serán divulgadas a terceros, salvo las excepciones previstas en el presente Acuerdo.

Asimismo, este pacto constituye el acuerdo total entre las Partes respecto a la información confidencial y substituye a cualquier otro entendimiento previo, oral o escrito, que haya existido entre las Partes.

SEGUNDA. DEFINICIONES

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: (En adelante, también “Información”) cualquier información de tipo técnico, industrial, financiero, publicitario, de carácter personal o comercial e intercambiada o divulgada por cualquiera de las Partes a la otra Parte, independientemente de su formato de presentación o distribución, ya sea oralmente, por escrito, de forma visual, grabada en medios magnéticos o por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que posibilite el estado de la técnica en el futuro. A título meramente enunciativo y no limitativo, tendrán tal consideración los descubrimientos, conceptos, ideas, conocimientos, técnicas, know-how, plan de negocio, diseños, dibujos, borradores, diagramas, textos, modelos, muestras, bases de datos de cualquier tipo, aplicaciones, programas, marcas, logotipos.

Asimismo, tendrán la consideración de Información Confidencial todas aquellas informaciones que se encuentren marcadas como confidenciales al momento de ser entregadas a la otra Parte, o de las cuales se deduzca su confidencialidad en razón de la propia naturaleza de la información o de las circunstancias que rodean la revelación de las mismas. En caso de existir duda acerca del carácter confidencial de una información determinada, la misma deberá ser tratada como confidencial hasta que la otra Parte se pronuncie acerca de su naturaleza.

La existencia misma y el contenido de este Acuerdo son también Información Confidencial y les son de aplicación, igualmente, las cláusulas aquí estipuladas.

DIVULGADOR: Será considerado como tal, cualquiera de las Partes cuando, dentro de los términos del presente Acuerdo, sea ésta la que suministra y divulga la Información Confidencial a la otra Parte.

RECEPTOR: Cualquiera de las Partes será considerada receptor cuando, dentro de los términos del presente Acuerdo, sea quien recibe la Información Confidencial de la otra Parte, y se compromete a mantenerla confidencialmente y a utilizarla, únicamente, para los fines previamente establecidos.

TERCERA. OBLIGACIÓN DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

Las Partes reconocen que la Información a la que se hace referencia en la cláusula anterior y que es transmitida en el marco de su colaboración, negociación y/o proyecto tiene carácter confidencial y, así, aceptan no divulgarla y mantener la más estricta confidencialidad respecto de dicha Información, advirtiendo, en su caso, de dicho deber de confidencialidad y secreto a sus empleados, asociados, colaboradores y a cualquier persona que, por su cargo o relación con el RECEPTOR, deba tener acceso a dicha Información.

Ninguno de los sujetos mencionados en el párrafo anterior podrá reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros la Información objeto del presente Acuerdo sin previa autorización escrita y expresa del DIVULGADOR.

Las Partes se comprometen a poner los medios necesarios para que la Información no sea divulgada ni cedida. Adoptarán las mismas medidas de seguridad que adoptarían respecto a Información Confidencial de su propiedad, evitando su pérdida, robo o sustracción.

El RECEPTOR de la Información se compromete, en su caso, a advertir sobre la existencia del deber de confidencialidad a sus empleados, asociados, y toda persona a la cual le haga accesible la Información, haciéndose responsable del uso indebido que estos puedan hacer de la Información objeto del Acuerdo.

Asimismo, el RECEPTOR se compromete a poner en conocimiento del DIVULGADOR cualquier acción o incidente por parte de terceros, bajo la tutela o responsabilidad del RECEPTOR, que pueda atentar contra la confidencialidad de la Información.

Las Partes se comprometen a que la utilización de la información divulgada solo estará dirigida a alcanzar objetivos dentro de la colaboración, negociación o proyecto descrito en el Expositivo I, y no otros, y que, así, solo estará en conocimiento de aquellas personas estrictamente necesarias para cumplir con aquellos.

CUARTA. EXCEPCIONES AL PRESENTE ACUERDO

Sin perjuicio de lo estipulado en el presente Acuerdo, ambas Partes aceptan que la obligación de confidencialidad no se aplicará cuando la Información pueda ser encuadrada en alguno de los siguientes casos:

  • Cuando la Información se encontrará en el dominio público en el momento de su divulgación al RECEPTOR o, una vez suministrada la Información, ésta acceda al dominio público sin que el RECEPTOR haya infringido el presente Acuerdo.
  • Cuando la Información ya estuviera en el conocimiento del RECEPTOR con anterioridad a la firma del presente Acuerdo y sin obligación de guardar confidencialidad.
  • Cuando la legislación vigente o un mandato judicial exija su divulgación. En ese caso, el RECEPTOR notificará al DIVULGADOR tal eventualidad y hará todo lo posible por garantizar que se dé un tratamiento confidencial a la Información.
  • Cuando el RECEPTOR pueda probar que la Información fue desarrollada o recibida legítimamente de un tercero, que estaba habilitado o no para divulgarla, de forma totalmente independiente a su relación con el DIVULGADOR.
  • Cuando el RECEPTOR reciba una autorización expresa y escrita para la publicación o comunicación pública de la Información del DIVULGADOR.

En el caso de que una parte de la Información pudiera ser clasificada dentro de alguna de las categorías aquí mencionadas, el resto de la Información, no obstante, seguiría beneficiándose de la protección de confidencialidad que le otorga este Acuerdo.

QUINTA. PROPIEDAD INTELECTUAL

Los derechos de propiedad intelectual de la Información divulgada bajo el Acuerdo pertenecen al DIVULGADOR y el hecho de revelarla al RECEPTOR para la colaboración, negociación o proyecto que se va a llevar a cabo no cambiará tal situación.

Las disposiciones de este Acuerdo no se pueden interpretar en el sentido que éste otorga a una u otra Parte, explícita o implícitamente, una licencia o cesión sobre una patente o una patente pendiente de concesión, o sobre derechos de autor, o sobre diseños industriales y modelos de utilidad, secretos industriales, derechos de marca o know-how, o todo otro derecho de propiedad intelectual que pese sobre toda o parte de la Información de este Acuerdo.

La divulgación al RECEPTOR de la Información objeto de este acuerdo no implica la renuncia de protección de dicha Información a través de derechos de propiedad intelectual por parte del DIVULGADOR.

SEXTA. DURACIÓN DEL ACUERDO

El presente Acuerdo entra en vigor a partir de su fecha de firma señalada en el encabezamiento. Las Partes acuerdan que, a partir de dicha fecha, el mismo estará vigente por un plazo de, al menos: 10 años.

No obstante, este Acuerdo podrá ser modificado o terminado de forma sobrevenida mediante el consentimiento expreso y por escrito de ambas Partes.

Las disposiciones relativas a la confidencialidad previstas en este Acuerdo se aplicarán durante toda la duración de éste.

SÉPTIMA. FRACASO DE LA COLABORACIÓN O DEL PROYECTO ENTRE LAS PARTES

Igualmente, en el caso de un fracaso o cancelación de la negociación, colaboración o proyecto mencionado en el Expositivo I, que pretenden desarrollar las Partes, y por lo cual se llega a este Acuerdo, las Partes acuerdan la no liberación inmediata de sus obligaciones de confidencialidad y, por tanto, la aplicación del plazo de duración previsto en la cláusula anterior.

OCTAVA. RESTITUCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

En el caso de expiración o de terminación sobrevenida de este Acuerdo, independientemente de su causa y dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de esta expiración o terminación, cada Parte que haya actuado como RECEPTOR se obliga a devolver toda la Información y toda copia de la misma a la otra Parte, en tanto que DIVULGADOR, y que esta hubiera divulgado o transmitido en cualquier tipo de soporte y que es de su propiedad, o en su caso, a destruirla en presencia de un representante autorizado por el DIVULGADOR. Además, el RECEPTOR certificará por escrito al DIVULGADOR la devolución y/o destrucción, según corresponda, de la Información Confidencial.

En caso de que el RECEPTOR no cumpla con la devolución o la destrucción —o no lo haga dentro del plazo fijado— tal y como se requiere en la presente cláusula, le será de aplicación lo establecido en la cláusula novena de este Acuerdo.

NOVENA. INCUMPLIMIENTO DEL ACUERDO

Toda violación o incumplimiento por una u otra Parte de cualesquiera de las cláusulas del presente Acuerdo, conlleva la obligación, para aquella Parte que cometió dicho incumplimiento, de pagar a la otra Parte una indemnización compensatoria, cantidad que ambas Partes consideran justa y adecuada dada la relevancia de la Información y, sin perjuicio, del derecho de la Parte considerada afectada a ejercer o iniciar todas las acciones pertinentes a fin de imponer las sanciones que legalmente procedan.

Asimismo, las Partes convienen que en caso de que el RECEPTOR incumpla parcial o totalmente con las obligaciones a su cargo derivadas del presente Acuerdo, será responsable de los daños y perjuicios, directos o indirectos, que dicho incumplimiento llegase a ocasionar al DIVULGADOR, incluido el lucro cesante.

Igualmente, la violación, por una u otra Parte, del presente Acuerdo supone para la otra Parte la posibilidad de terminar inmediatamente el mismo. No obstante, salvo acuerdo posterior en contrario, la obligación de confidencialidad subsistirá, en todo caso, durante el período de tiempo previsto en la cláusula sexta.

DÉCIMA. LÍMITES DEL ACUERDO

El presente Acuerdo no restringe los derechos que las Partes poseían con anterioridad a la firma de este. No crea ningún derecho u obligación suplementario que no esté incluido aquí expresamente, y tampoco puede considerarse, para una u otra Parte, como una obligación de suscribir otros compromisos contractuales, salvo los que aquí se enumeran.

De esta misma manera, ninguna de las Partes podrá ceder sus derechos y obligaciones derivados del presente Acuerdo a terceros.

Además, las Partes reconocen que los documentos Anexos y/o adjuntos al presente acuerdo de servicios del mecanismo de quejas forman parte o integran el mismo, a todos los efectos legales.

DECIMOPRIMERA. DOMICILIO PARA NOTIFICACIONES

Para realizar cualquier notificación entre las Partes que tenga como origen el presente Acuerdo, éstas acuerdan que su domicilio a efectos de las mismas sean las direcciones indicadas al principio de este Acuerdo. Para que una notificación entre las Partes sea efectuada de forma válida, deberá realizarse por un medio fehaciente que deje constancia del momento en que ha sido enviada, a qué dirección ha sido enviada y el momento de su recepción por la otra Parte. Cuando se produjera un cambio en el domicilio a efectos de notificaciones, se deberá comunicar esta nueva información, lo más pronto posible, a la otra Parte y siguiendo el procedimiento aquí establecido.

No obstante, siempre y cuando sea posible garantizar la autenticidad del emisor, del destinatario, y del contenido del mensaje, y con el objetivo de mantener una comunicación fluida entre las Partes, se facilitan las siguientes direcciones de correo electrónico:

  • PRESTADOR: canalforos@foroscomercioetico.com
  • CLIENTE: cualesquiera direcciones email suministrada al PRESTADOR.

DECIMOSEGUNDA. PROTECCIÓN DE DATOS Y TRATAMIENTO DE DATOS

Las Partes de este Acuerdo conocen y se obligan a cumplir el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD), así como la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y su normativa de desarrollo, y/o aquellas que las pudieran sustituir o actualizar en el futuro.

En virtud de lo anterior, cada parte es responsable de tratamiento de la información tratada en base al desarrollo del proyecto, acuerdo o compromiso establecido entre las partes. Los datos serán tratados limitándose a la correcta ejecución y desarrollo de dichos compromisos. No se conservarán durante más tiempo del pactado o el legalmente establecido y no se comunicarán a ningún tercero de forma predeterminada salvo las excepciones que aquí puedan estar recogidas o legalmente previstas.

El interesado puede solicitar ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición dirigiéndose al responsable en los domicilios indicados en el encabezado o las direcciones de correo electrónico que se hayan indicado en la cláusula decimoprimera.

De esta forma, las Partes son conscientes de que mediante la firma de este Acuerdo consienten que sus datos personales recogidos en el presente Acuerdo, así como aquellos que se pudiesen recoger en el futuro para poder dar cumplimiento o una correcta ejecución de este mismo, podrían ser incorporados por la otra Parte a su propio fichero automatizado o no de recogida de datos con el fin de ejecutar correctamente la relación contractual y, eventualmente, para una gestión administrativa y/o comercial.

En todo caso, las Partes se comprometen a que estos datos personales no serán comunicados en ningún caso a terceros, aunque, si se diese el caso de que fuera a realizarse algún tipo de comunicación de datos personales, se comprometen siempre y de forma previa, a solicitar el consentimiento expreso, informado, e inequívoco de la Parte que es titular de dichos datos de carácter personal, indicando la finalidad concreta para la que se realizará la comunicación de los datos.

DECIMOTERCERA. ACCIONES LEGALES, LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Las Partes reconocen quedar obligadas por el presente Acuerdo, así como sus correspondientes anexos y sus efectos jurídicos y se comprometen a su cumplimiento de buena fe.

Todo litigio relativo, especialmente, pero no solo, a la formación, validez, interpretación, firma, existencia, ejecución o terminación de este Acuerdo y, en general, a la relación establecida entre las Partes, será sometido a la legislación española.

Las referencias aquí realizadas a cualquier norma legal o reglamentaria, o disposición de las mismas, deben entenderse realizadas a las normas o preceptos que puedan sustituirlas en el futuro.

Así las cosas, en caso de controversia, diferencia, conflicto o reclamación en cuanto al Acuerdo, o en relación al mismo, las Partes acuerdan, antes de recurrir a la jurisdicción ordinaria, poner todo su esfuerzo en encontrar una solución de forma amistosa; solo cuando esto fallase, se someterán a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Sevilla.

 

ANEXO IV. ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS

PRESTADOR, en adelante “Encargado o Encargado de Tratamiento”, y CLIENTE, en adelante “Responsable o Responsable de Tratamiento”, acuerdan mutuamente, la capacidad legal necesaria para la suscripción del presente Acuerdo y

MANIFIESTAN

Primero. Que el Responsable dispone de ficheros con datos de carácter personal a los que debe de realizar determinados tratamientos derivados de su actividad y objeto social.

Segundo. Que existe una relación mercantil, comercial o profesional entre las partes por la que el Encargado presta servicios a favor del Responsable, que implican tratamientos y accesos a los datos propiedad del Responsable.

Tercero. Que en virtud del Reglamento UE 2016/679 General de Protección de Datos aprobado por el Parlamento Europeo (RGPD), así como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y demás normativa vigente en España a este respecto, las partes tienen interés en su cumplimiento, formalizándose así el presente Acuerdo y por ello

ACUERDAN

  1. OBJETO DEL ENCARGO DE TRATAMIENTO.

Mediante el presente documento se habilita al Encargado para tratar por cuenta del Responsable los datos de carácter personal, y datos de cualquier otra tipología, aunque no sean datos personales, necesarios para prestar los siguientes servicios:

  • Mecanismo de gestión de quejas o denuncias en virtud del acuerdo pactado entre las partes.

Siendo la concreción de los posibles tratamientos a realizar: a) recogida; b) registro; c) estructuración; d) modificación; e) conservación; f) extracción; g) consulta; h) comunicación; i) interconexión; j) cotejo; k) supresión; l) otras acciones y tratamientos implícitos o necesarios en los servicios encomendados.

  1. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA.

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo el Responsable puede poner a disposición del Encargado la información que se describe a continuación:

  1. Categorías de interesados: usuarios, personas informantes, personas trabajadoras, otros interesados.
  2. Tipología de datos que potencialmente pueden ser tratados:
  • Datos identificativos y de contacto [nombre y apellidos, DNI/NIF/NIE, dirección, teléfono, teléfono móvil, imagen/voz, dirección IP, correo electrónico].
  • Datos de características personales [estado civil, edad, datos de familia, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, lugar de nacimiento, idioma]
  • Datos académicos y profesionales [formación; titulaciones; expediente académico; experiencia profesional; pertenencia a colegios o asociaciones profesionales].
  • Datos detalle de empleo [cuerpo/escala; categoría/grado; puestos de trabajo; datos no económicos de nómina; historial del trabajador].
  • Datos económico-financieros y de seguros [ingresos, rentas; inversiones, bienes patrimoniales; créditos, préstamos, avales; datos bancarios; datos económicos de nómina; datos deducciones impositivas/impuestas; seguros; subsidios, beneficios].
  • Datos de transacciones [bienes y servicios suministrados por el afectado; bienes y servicios recibidos por el afectado; transacciones financieras; compensaciones/indemnizaciones].
  • Datos de categoría especial [origen étnico o racial; afiliación sindical; salud; orientación sexual; delitos o condenas criminales]
  • Otros datos implícitos y/o necesarios en la correcta prestación de los servicios encomendados.

La fuente de la información propiedad o responsabilidad del Responsable que puede tratar el Encargado puede tener como origen al propio Responsable o al propio interesado.

  1. DURACIÓN.

El presente Acuerdo tiene duración indefinida mientras exista relación contractual entre las partes y/o durante los posibles periodos establecidos por la legislación vigente para la prestación de los servicios mencionados.

  1. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO.
    • Tratamiento de datos

El Encargado y todo su personal se obliga a:

  1. Utilizar los datos objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios o distintos de la finalidad para la que fueron recogidos.
  2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable. Si el Encargado considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPDEU o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, informará inmediatamente al Responsable.
  3. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable, o que sea un supuesto legalmente admisible.
  4. No subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del Encargado.
    • Subtratamiento de datos

Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al Responsable, con una antelación de 10 días naturales al menos, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el Responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido o si se trata de un servicio auxiliar necesario o implícito en el correcto desarrollo de los servicios encomendados. En este caso queda previsto el Sistema Subencargado definido en el acuerdo de mecanismo de quejas pactado entre las partes.

El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado de tratamiento (subencargado), estará obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento y las instrucciones que dicte el Responsable. Corresponde al Encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad, etc.) y con los mismos requisitos formales que el Encargado en lo referente al adecuado tratamiento de los datos y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el Encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

Subencargado País Finalidad
ULULA FRANCE FRANCIA Medios y servicios auxiliares en la atención de las comunicaciones.
ULULA CANADA CANADA Medios y servicios auxiliares en la atención de las comunicaciones.

 

4.3. Confidencialidad y deber de secreto

El Encargado, su personal y subencargados en su caso, deben mantener confidencialidad y guardar secreto respecto de los datos a los que haya tenido acceso en virtud de su encargo y relación con el Responsable. La confidencialidad y deber de secreto serán aplicables tanto a los datos de carácter personal como a los de cualquier otra tipología, manteniéndose dicho deber y confidencialidad de forma permanente incluso después de finalizada la relación entre las partes. Por ello el Encargado:

  1. Garantizará que las personas autorizadas para tratar los datos se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y cumplir las medidas de seguridad correspondientes.
  2. Mantendrá a disposición del Responsable y de la autoridad de control la documentación acreditativa de cumplimiento de lo anterior.
  3. Realizará las acciones necesarias de información y concienciación en materia de protección de datos a las personas autorizadas a tratarlos.
  4. Se asegurará que el personal autorizado a tratar los datos esté sujeto a medidas de autenticación de usuario, procesos de inicio de sesión, o control de acceso físico a la información, al menos en función de las medidas de seguridad legalmente aplicables oportunas al tratamiento ya sea en soporte informático, telemático, o papel.

Se entenderá por «información confidencial» toda información relativa a una persona física identificada o identificable por la cual pueda determinarse, directa o indirectamente, su identidad, sea mediante identificador, nombre, número, localización o elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

La «información confidencial» incluye los secretos comerciales establecidos en la Ley 1/2019, de 20 de febrero, de Secretos Empresariales, relativa a la protección de los conocimientos técnicos y la información empresarial no divulgados contra su obtención, utilización y revelación ilícitas, abarcando los siguientes tipos de información (conste por escrito o no), sin que la presente enumeración excluya otras clases de informaciones también confidenciales: técnicas, programas de formación, test, investigación y desarrollo, ideas, invenciones, conceptos, anotaciones, esquemas, diseños, dibujos, organigramas, memorandos, procesos, procedimientos, know-how, fórmulas, datos, programas y aplicaciones informáticas, mejoras, descubrimientos, conocimientos de cualquier clase puestos a disposición del Encargado, materiales de referencia, materiales y técnicas de marketing, planes de investigación y desarrollo, marketing, nuevos productos, nombres de clientes, canales de comercialización, secretos comerciales y cualquier otra información relacionada con clientes y proveedores, listas de precios, políticas de precios, política de ventas, información financiera, presupuestos, plantillas y métodos de gestión y contabilidad, así como los derechos, títulos e intereses que pudiera alegar sobre las invenciones, patentables o no, realizadas u obtenidas por el Encargado durante la vigencia de su encargo o servicios encomendados.

Lo que sea público y notorio, lo que esté en conocimiento del Encargado previamente a la encomienda de servicios sin obligación de sigilo, lo que exija la legislación vigente o mandato judicial, lo que esté autorizado expresamente a divulgar y lo que pueda haber recibido legítimamente desde un tercero independiente, válido y sin deber de secreto; no será considerado «información confidencial».

4.4. Derechos del interesado

El Encargado asistirá al Responsable en la respuesta de los ejercicios de los derechos de protección de datos solicitados por cualquier titular interesado o su representante legítimo.

Estos derechos son acceso, rectificación, supresión, limitación al tratamiento, portabilidad de los datos, oposición, y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

En el caso de que una persona interesada, relacionada con el tratamiento de datos que el Encargado realiza por cuenta del Responsable, ejerciese los derechos directamente ante el Encargado, éste debe comunicarlo inmediatamente al Responsable, nunca más allá del día laborable siguiente a la recepción de la solicitud, juntamente con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud. Esta comunicación se realizará de forma telefónica y a través de correo electrónico para coordinar la pronta respuesta al interesado.

El Encargado provisionará al Responsable de toda la información relevante para la asistencia del ejercicio de los derechos: copia de la solicitud, documentos que acompañen la solicitud, y cualquier otro dato con relación al caso que el Responsable solicite al Encargado.

El Responsable, como propietario de los datos comunicados al Encargado, cumplirá con el deber de información al interesado durante la recogida de sus datos.

4.5. Violaciones de seguridad de los datos

El Encargado notificará al Responsable, sin dilación indebida y en cualquier caso antes de 72 horas las violaciones de la seguridad de los datos a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

Si se dispone de ella, se facilitará al menos la siguiente información:

  1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos, inclusive las categorías y número de interesados afectados, y las categorías y número de registros de datos personales afectados.
  2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos u otro contacto en el que pueda obtenerse más información.
  3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
  4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, se facilitará de forma gradual sin dilación indebida.

4.6. Consultas previas y evaluaciones de impacto

El Encargado proporcionará asistencia razonable al Responsable con cualquier evaluación de impacto de protección de datos que se requiera bajo el Artículo 35 del RGPD y con cualquier consulta previa a la autoridad de control que sean requerida bajo el Artículo 36 del RGPD, en cada caso únicamente en relación al tratamiento de datos personales llevado a cabo por el Encargado en virtud del presente Acuerdo, considerando la naturaleza dicho tratamiento y la información que está disponible para el Encargado.

4.7. Auditorías

El Encargado pondrá a disposición del Responsable, cuando este así lo solicite, toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos, así como para la realización de auditorías o las inspecciones que realicen el Responsable u otro auditor autorizado por este. El Encargado cooperará plenamente a este respecto proporcionando las evidencias necesarias, pudiendo acordar con el Responsable distintos plazos de atención a estas acciones en función de la urgencia, dificultad o disponibilidad en cada caso.

4.8. Medidas de seguridad

El Encargado adoptará o implantará las medidas de seguridad exigidas en la normativa vigente de protección de datos, de acuerdo además con las evaluaciones de riesgos llevadas a cabo por su cuenta en sus propios sistemas y locales. En todo caso deberá implantar mecanismos de acuerdo con el Artículo 32 RGPD para:

  1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
  2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
  3. Verificar, evaluar y valorar de forma regular la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
  4. Seudonimizar y cifrar los datos personales en su caso.

A la hora de evaluar el nivel de seguridad adecuado y las medidas de seguridad a implantar, el Encargado tendrá en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, la naturaleza, alcance y contexto del tratamiento, así como los riesgos que este presenta, particularmente la destrucción accidental o ilegal, la pérdida, alteración, comunicación o acceso no autorizados a los datos en cualquier forma de tratamiento de estos.

En general, a modo enunciativo y no limitativo, se entenderán como medidas seguridad razonables a adoptar por el Encargado las siguientes, similares o mejores:

  1. Entorno seguro: instalaciones con medios mínimos de seguridad y control de acceso (tales como cerraduras, extintores, etc.)
  2. Funciones y obligaciones del personal: las funciones y obligaciones de las personas trabajadoras con acceso a la información en el ejercicio de sus funciones estarán claramente definidas y documentadas.
  3. Nivel de acceso: los usuarios accederán únicamente a la información que necesitan conocer para el ejercicio de sus funciones. Deben existir mecanismos para evitar accesos no autorizados (tales como cerraduras, contraseñas, etc.)
  4. Identificación y autenticación: se establecerá un sistema que permita la identificación inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que tenga acceso al sistema de información, y la debida autenticación para verificar su identidad (tales como códigos de usuario, nombres de usuario, claves y contraseñas).
  5. Almacenamiento seguro: los soportes y dispositivos de almacenamiento de información, con independencia de su formato en papel, informático u otro, deberán contar con mecanismos que obstaculicen o impidan accesos no autorizados (tales como almacenamiento bajo llave, claves de acceso, etc.)
  6. Aplicaciones antimalware: en los sistemas informáticos y equipos donde se realice el tratamiento de la información se deberá disponer de aplicaciones destinadas a evitar riesgos de robo, pérdida o alteración de la información (tales como programas antivirus y programas antimalware).
  7. Respaldo de los datos: se realizarán copias de respaldo periódicamente, en función del volumen y frecuencia de actualización de los datos.
  8. Traslado de soportes y documentos: cuando los soportes y/o documentos salgan fuera de los locales de tratamiento, se adoptarán medidas suficientes para reducir los riesgos de sustracción, pérdida o acceso indebido a los datos durante el transporte (tales como carpetas transportadas personalmente, maletines con llave, evitar dejar a la vista los soportes, etc.)
  9. Destrucción segura: los medios y equipos informáticos a desechar que puedan contener datos personales serán destruidos o eliminados de forma segura, evitando que ningún tercero no autorizado acceda a estos. Los soportes y documentos en papel se destruirán impidiendo el acceso indebido a la información (usando destructoras de papel o servicios de destrucción confidencial de documentos).
  10. Redes de comunicaciones: las redes de comunicaciones, con independencia del medio de transmisión (inalámbrico, cable, etc.) deberán disponer de medidas de seguridad destinadas a evitar los accesos no autorizados, por ejemplo, configurando las posibilidades de seguridad que permita el router a fin de restringir el acceso a la red.

En cualquier momento el Responsable podrá indicar por escrito al Encargado medidas de seguridad concretas cuya aplicación considere necesaria y razonable para que el Encargado valore y considere su adopción.

  • Garantías de seguridad adecuada

En virtud del punto anterior y de acuerdo con los siguientes principios del artículo 5 RGPD:

  1. Establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida, la destrucción o el daño accidental de los datos personales.
  2. Posibilidad de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva).

El Encargado declara cumplir con estos principios y estar en disposición de acreditar en cualquier momento que trata los datos de manera leal, lícita y transparente y que los mismos son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.

El Encargado garantiza que está cumpliendo con todas las disposiciones de la normativa RGPD y que implementa políticas de seguridad técnicas y organizativas, adecuadas y suficientes con el fin de proteger los derechos y libertades de los interesados, y en particular, para cumplir con las instrucciones recibidas por el Responsable derivadas de la relación contractual o comercial que les une, ofreciendo al Responsable garantía suficiente conforme a lo dispuesto en el artículo 28 RGPD.

4.10. Borrado o devolución de los datos

Finalizada la relación entre las partes o por petición del Responsable, el Encargado debe devolver al Responsable cualquier documento o soporte en el que figuren datos personales o de cualquier otro tipo (aunque no sea de carácter personal) que obre en su poder con motivo de la prestación de los servicios. El plazo para la devolución no será superior a 30 días pudiendo las partes acordar otro plazo dada la dificultad, estado, o volumen de la acción a llevar a cabo. Del mismo modo podrán acordarse otros medios o soportes diferentes a los originales en los que se facilitó la información, siempre que no suponga menoscabo o perjuicio relativo a la información suministrada.

El Encargado suprimirá cualquier copia de los datos que pueda quedar en su poder tras la devolución, a excepción de que exista previsión legal de conservación o mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación por parte del Encargado, quien entonces se compromete a mantener toda copia de los datos bloqueada, confidencial e íntegra.

4.11. Delegado de Protección de Datos

El Encargado designará un delegado de protección de datos, cuando así lo disponga la ley o cuando así lo decida voluntariamente, y comunicará su identidad y datos de contacto al Responsable cuando este se lo solicite.

El delegado de protección de datos designado por el Responsable es Auditta Consultores de Sistemas S.L. cuyos datos de contacto son: Telf. 968441686 y Email: auditta@auditta.es.

  1. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Corresponde al Responsable:

  1. Entregar al Encargado los datos a los que se refiere el ACUERDAN Nº 2 del presente Acuerdo, habiéndolos obtenido previamente de forma lícita y consentida en virtud de los artículos 5, 6, y 7 del RGPD.
  2. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales en las operaciones de tratamiento a realizar por el Encargado según lo dispuesto en el artículo 35 RGPD.
  3. Realizar las consultas previas a la autoridad de control que correspondan según el artículo 36 RGPD.
  4. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento de los datos, por el cumplimiento del RGPD por parte del Encargado.
  5. Supervisar el tratamiento de los datos, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
  6. Tener implantadas las medidas de seguridad exigibles acorde al artículo 32 RGPD.
  7. TÉRMINOS GENERALES.

Los datos personales que pueda aportar el Encargado serán incluidos y tratados en los ficheros del Responsable con el fin de gestionar y mantener la relación mercantil o comercial entre las partes. Conservándose estos mientras exista dicha relación o previsión legal de conservación, sin que esté prevista comunicación de datos a terceros, salvo exigencia legal.

El interesado podrá solicitar en cualquier momento retirada de consentimiento, acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, u oposición; contactando con el delegado de protección de datos del Responsable. Pudiendo incluso presentar una reclamación en la agencia de protección de datos si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

El presente Acuerdo entrará en vigor desde la fecha de su firma, extendiéndose lo acordado a los datos e informaciones conocidas desde el inicio de la relación mercantil o comercial entre las partes, y se mantendrá de forma indefinida, a pesar de la terminación de este según lo expuesto en el Punto 3. Duración.

En el caso de que el Encargado destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del presente acuerdo o de forma contraria a lo estipulado en el RGPD, responderá según corresponda frente al responsable del tratamiento, los interesados afectados, y autoridades de control competentes, del incumplimiento de estas y de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente, ajustándose a las responsabilidades determinadas en el artículo 82 RGPD.

Cualquier modificación o ampliación de alguna de las cláusulas del presente documento, para gozar de validez deberá formalizarse por ambas partes por escrito y uniéndose al mismo, formarán un único documento.

Si algún punto o disposición del presente Acuerdo resulta inválido o inaplicable, el resto del Acuerdo permanecerá válido y en vigor. La disposición inválida o inaplicable deberá (i) modificarse según sea necesario para garantizar su validez y aplicabilidad, preservando al mismo tiempo las intenciones de las partes lo más posible o, si esto no es factible, (ii) interpretarse de manera que la parte no válida o inaplicable nunca hubiera estado contenida en el mismo.

Con expresa renuncia al fuero que pudiera corresponderles, ambas partes se someten de forma expresa a la jurisdicción y competencias de los Juzgados y Tribunales de Sevilla.

REGLAMENTO CANAL FOROS

 

 

INTRODUCCIÓN

Canal Foros, el mecanismo de gestión de denuncias y quejas, también llamado “Canal Ético”, “Sistema de comunicación o información”, o simplemente “Mecanismo” o similar, de los FOROS DE COMERCIO ÉTICO, en adelante “FCE”, se ha desarrollado e implantado de conformidad y en aplicación de lo  previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Para las entidades adheridas al Canal Foros puesto a disposición por FCE, resulta de máxima importancia dar una adecuada respuesta ante cualquier incumplimiento normativo que sea comunicado o del que se tenga conocimiento, así como  colaborar en la vigilancia del cumplimiento del conjunto de las normas aplicables a nuestra organización y sus miembros.

Los canales de denuncias y quejas son, por tanto, un medio de comunicación confidencial y transparente para que, tanto los miembros de las empresas adheridas como otras partes interesadas, cuenten con un cauce adecuado para informar de aquellos comportamientos que puedan conllevar alguna irregularidad, o de algún acto contrario a la legalidad o a los compromisos y buenas prácticas establecidas.

En el marco de trabajo de FCE se encuentra el proyecto de mecanismo de gestión de denuncias y quejas (Canal Foros), que permite promover un sistema de comunicación independiente y a disposición de los miembros adheridos.

Este mecanismo de gestión puede desarrollarse de manera única en la empresa adherida, o resultar una herramienta complementaria al sistema de comunicación que la compañía haya implementado.

En todo caso, es un compromiso de todos los empleados, directivos, administradores, consejeros, etc., comunicar cualquier presunta irregularidad o acto contrario a la legalidad o a las normas internas de los que tengan conocimiento. Sólo así será posible que cualquier sospecha o duda de irregularidad sea comprobada y, en su caso, se puedan adoptar las medidas adecuadas para reparar sus consecuencias y evitar que esa irregularidad se repita en el futuro; mejorando de esta manera el entorno profesional, social, ético y de compromiso con el cumplimiento de leyes y normas internas de la empresa.

 

RÉGIMEN JURÍDICO

Esta política regula la habilitación y puesta a disposición de Canal Foros, así como el régimen de derechos, deberes, garantías, términos y condiciones de acceso y uso de este por parte de sus usuarios.

Este canal ha sido desarrollado e implantado conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero,

reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de  lucha contra la corrupción y a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

FCE se reserva el derecho a modificar la presentación, configuración, funcionamiento y  contenido del Canal Ético, así como la presente Política.

 

ÁMBITO SUBJETIVO

Canal Foros está dirigido al conjunto  de profesionales y empleados de las empresas adheridas a este sistema, y a terceras partes interesadas, que tengan o puedan tener conocimiento de una irregularidad cometida por cualquier trabajador, directivo, administrador,  consejero u otros.

Cualquiera de las personas enumeradas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de

lucha contra la corrupción, así como cualquier persona ajena a la empresa que sea conocedora de la existencia de un incumplimiento normativo, pueden hacer uso de este canal.

 

ÁMBITO OBJETIVO

Canal Foros está originalmente motivado por la responsabilidad social corporativa de los miembros adheridos para garantizar los derechos sociolaborales de las personas trabajadoras.

No obstante, en concordancia con la normativa vigente, las conductas que pueden ser objeto de denuncia a través del mecanismo son las recogidas en el artículo 2.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora  de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en concreto:

  • Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión
  • Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

Así mismo, también podrán ser denunciables a través de este canal cualquier conducta contraria y/o incumplimiento de procedimientos, protocolos, políticas y/o normas internas.

 

ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA Y CONDICIONES DE USO DE  CANAL FOROS

El acceso y/o utilización del mecanismo supone la aceptación plena y sin reservas de la presente Política. FCE tendrá la consideración de responsable del tratamiento de los datos personales, frente al denunciante, de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales, pudiendo delegar su gestión y reservándose la facultad de interpretación en caso de duda o discrepancia en la utilización del mismo.

A su vez, las empresas que hagan uso del canal, tendrán igualmente condición de responsable de tratamiento frente a los usuarios, poniéndolo a disposición de los interesados.

Por otro lado, FCE tendrá la consideración de encargado del tratamiento, cuando los datos sean recopilados y cedidos por la empresa que use Canal Foros, la cual será responsable.

 

MEDIDAS DE PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE/INFORMANTE

En los procedimientos de recepción, gestión y tramitación de las denuncias y/o quejas, así como en las investigaciones internas que se deriven de las mismas, se aplicarán los siguientes principios y garantías:

Prohibición de represalias

Aquellas personas que formulen cualquier clase de denuncia o queja, según lo aquí previsto y de buena  fe, están protegidos frente a cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por motivo de la denuncia o queja que haya presentado. La empresa adherida a Canal Foros sancionará cualquier tipo de represalia contra cualquier denunciante de buena fe, entendiendo por ello, entre otros y a modo de ejemplo:

  • Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo  temporal tras superar el periodo de prueba.
  • Terminación o anulación de contratos de bienes o servicios.
  • Imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
  • La no conversión de un contrato temporal en indefinido si el trabajador tenía expectativas legítimas.
  • Daños o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
  • Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
  • Inclusión en listas negras que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
  • Denegación o anulación de una licencia o permiso.
  • Denegación de formación.
  • Discriminación o trato desfavorable o injusto.
  • Etc.

La persona que entienda que se ha tomado alguna represalia en su contra como consecuencia de haber presentado una denuncia o queja, podrá ponerlo en conocimiento de la empresa, a través de este mismo sistema, que estudiará el caso y tomará las medidas adecuadas para prevenirla o, en su caso, corregirla.

La prohibición de represalias prevista en los párrafos anteriores no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la denuncia es falsa y que la persona que la ha realizado era consciente de su falsedad, habiendo actuado de mala fe.

Confidencialidad

Existirá el más estricto secreto sobre la identidad de denunciantes y denunciados, cuando se tenga conocimiento de las mismas. Quedan exceptuadas las comunicaciones necesarias para el desempeño de las funciones previstas en esta Política o por requerimiento de las autoridades judiciales. Para el supuesto de que algún asesor o especialista externo participe en la investigación de los hechos, estará sujeto a la misma obligación de confidencialidad y secreto profesional.

Anonimato

Las personas informantes tienen la posibilidad de formular denuncias o quejas anónimas, dado que el formulario a rellenar no obliga a identificarse. En su caso, si voluntariamente se identifica, los datos personales se tratarán en base al consentimiento y aceptación tanto de la presente Política como de la cláusula de  protección de datos de Canal Foros.

Celeridad

Se evitarán dilaciones injustificadas en el desarrollo del proceso de investigación y hasta la resolución de la denuncia. No obstante, cuando las circunstancias lo justifiquen, podrá prorrogarse el período de investigación hasta noventa días adicionales, tal cual permite la ley.

Medidas ante situaciones de conflicto de intereses

En el caso de que los hechos comunicados afecten directamente a un destinatario o receptor de las denuncias, uno o varios miembros del comité de cumplimiento normativo, del Comité Ético, o de cualquier forma puedan generar un conflicto de interés para alguna de estas personas, el afectado deberá abstenerse de intervenir en el procedimiento de tramitación y gestión  de la denuncia.

Se entenderá que existe conflicto en aquellos casos en los que los intereses particulares de alguna de estas personas puedan limitar su capacidad de llevar a cabo, con la debida objetividad, neutralidad e imparcialidad, la tramitación e instrucción de las denuncias.

Como consecuencia de lo anterior, si la persona denunciante sospechara que los hechos pudieran implicar una situación de conflicto de interés, deberá comunicarlo y una vez verificada la existencia de dicho conflicto, se valorará la tramitación e instrucción de la denuncia por un experto externo.

En cualquier caso, FCE actuará como coordinador o especialista externo que podrá mediar llegado el caso, y valorar la información comunicada emitiendo su valoración a las partes interesadas.

 

REGLAS GENERALES

  • La finalidad de Canal Foros es conocer los posibles incumplimientos y poder actuar con celeridad y eficacia como coordinador o participante en el proceso correspondiente.
  • Deber de denunciar: Todas las personas físicas y jurídicas incluidas dentro del ámbito subjetivo del sistema tienen la obligación de informar sobre la existencia de posibles incumplimientos, ilícitos penales, infracciones administrativas o conductas prohibidas de las que tengan conocimiento.
  • Protección a las personas informantes: la persona que informe de cualquier incumplimiento, ilícito penal, infracción administrativa o conducta prohibida, queda amparada por lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

INFORMACIÓN SOBRE CANALES EXTERNOS

De conformidad con lo dispuesto en los art. 9.2.a) y 9.2.b) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se informa que:

  • Este mecanismo de gestión de denuncias y quejas de FCE, puede estar asociado a otros sistemas o canales internos de comunicación de la empresa.
  • Existen canales externos a los que el informante puede dirigirse, ya sea directamente o previa comunicación a través de este canal Dichos canales son:
    • Canal Externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante: en la actualidad está pendiente de ser habilitado a nivel estatal, si bien existen alternativas de ámbito autonómico.

 

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Gestión de Canal Foros

La gestión del mecanismo corresponde a FCE, como responsable del sistema, aunque dicha función podrá ser externalizada a una persona física o jurídica especializada en canales de denuncias y quejas.

El gestor del canal deberá asumir las siguientes funciones:

  • Recepción, verificación y tratamiento de las comunicaciones recibidas.
  • Gestión y mantenimiento del archivo de los casos recibidos y de los expedientes generados.
  • Revisión y control del funcionamiento del canal.
  • Elaboración de un informe anual de la gestión del canal.
  • Actualización periódica del procedimiento.

Recepción de denuncias y quejas

Las denuncias y quejas pueden presentarse por varios métodos, los cuales pueden tener distintos plazos de implementación:

  • Formulario web, actualmente a través de nuestro socio tecnológico Ulula (si bien puede cambiar en el futuro), a la cual se accede mediante enlace o código QR facilitado a la empresa y trabajadores.
  • Formulario a través de chat automático en la aplicación WhatsApp, gestionado también por nuestro socio tecnológico Ulula, con las mismas condiciones que el anterior.
  • Formulario a través de llamada telefónica automática, con el mismo proveedor y condiciones que los anteriores.
  • d) Por cualesquiera de los medios anteriores, para la solicitud de una reunión en persona con los supervisores o cargos correspondientes a quienes la persona informante desee trasladarle la comunicación, o incluso exponiéndoselo a estos de forma personal.

Proceso de tramitación de las denuncias o quejas recibidas

La tramitación de las denuncias o quejas recibidas debe realizarse respetando siempre las siguientes fases, de forma general:

  1. Recepción de la comunicación.
  2. Análisis y trámite de admisión.
  3. Instrucción (comprobación de los hechos)
  4. Resolución.

 

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El objetivo de la presente clausula es informar a los interesados del tratamiento de los datos que se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias presentadas a través del mismo.

Para la correcta configuración y diseño de Canal Foros, FOROS DE COMERCIO ÉTICO, da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de Protección de Datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y a su normativa de desarrollo. Igualmente, Canal Foros ha sido diseñado de conformidad con la L.O. 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.

Por otro lado, la entidad o empresa adherida a Canal Foros, actuará también como responsable del tratamiento, con garantía suficiente de aplicación de las normas de privacidad y protección de datos correspondientes.

Los datos personales recabados en el marco del presente canal:

  • Se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias o quejas y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados.
  • Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de Protección de Datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia.
  • No se utilizarán para fines incompatibles.
  • Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

FCE se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados, al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, se han adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad, y se asegurará que los datos relativos a la identidad del informante no sean divulgados durante la gestión de la comunicación y en los procesos relacionados posteriores, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

Tratamiento de los datos personales

Para llevar a cabo las funciones de Canal Foros, los datos personales que podrán tratarse serán los estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades expuestas, en general: datos identificativos y de contacto, imagen y voz, características personales o circunstancias sociales, datos de puesto de trabajo o de empleo, otros datos implícitos o necesarios para la tramitación de la comunicación y la investigación e instrucción de esta. Eliminándose aquellos que no resulten pertinentes o necesarios.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas sólo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En ningún caso se podrán conservar los datos por un periodo superior a 10 años.

Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones investigadas, procediéndose en su caso a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación del mecanismo de gestión de denuncias.

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se realice registro y tratamiento de estos.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se conservará la información de forma bloqueada por el tiempo necesario durante el que se puedan derivar responsabilidades.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la L.O. 3/2018, de 5 de diciembre.

FCE se compromete a tratar en todo momento los datos de carácter personal de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este procedimiento, adoptando las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los mismos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, todo ello en cumplimiento de los dispuesto en la legislación sobre Protección de Datos personales aplicable en cada momento.

Las personas que efectúen una comunicación a través de los canales deberán garantizar que los datos personales proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados.

Finalidad del mecanismo de denuncias FCE

Canal Foros es confidencial y anónimo (si el informante lo desea) y va dirigido a  empleados, clientes y otros grupos de interés vinculados a las empresas, en particular a las entidades participantes y usuarias del mecanismo. Su objetivo es dar una respuesta rápida y adecuada a cualquier duda, discrepancia, irregularidad o incumplimiento de la legislación vigente, de las políticas y normas internas, y de los compromisos voluntariamente adquiridos por las empresas adheridas.

El canal puede ser utilizado para comunicar cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión, así como para comunicar cualesquiera acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, así como para comunicar, en general, cualquier incumplimiento normativo del que se sea conocedor.

Esta comunicación puede llevarse a cabo por diferentes medios disponibles en Canal Foros, principalmente: sistemas web, de mensajería instantánea, de telefonía y centralita para voz (incluye grabación llamadas).

Los datos personales se recaban con la finalidad de dar trámite a la denuncia o queja presentada e investigar los hechos que se comuniquen, siguiendo el procedimiento establecido anteriormente.

Legitimación

La legitimación para el tratamiento de datos se basa en las obligaciones legales existentes y los compromisos contractuales establecidos a causa de la adhesión de las entidades a Canal Foros, en virtud de lo establecido en el Reglamento  (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016; el artículo 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre; y el 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

Destinatarios

Los usuarios de los canales podrán, en cualquier momento, ejercitar sus derechos de acceso a sus datos personales, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación de tratamiento, oposición, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individualizadas.

En determinadas circunstancias, el interesado podrá solicitar la limitación del tratamiento de  sus datos, en cuyo caso, únicamente serán conservados para el ejercicio o defensa de las reclamaciones.

Para ello, podrán dirigirse vía postal a: Calle Hermes, número 4, bloque 2, escalera 4, piso 7º 2, con código postal 41014, en Sevilla, España; vía formulario de contacto a través de la web www.foroscomercioetico.com; o vía email a canalforos@foroscomercioetico.com. Asimismo, puede dirigirse a la autoridad de control en la materia visitando www.aepd.es.

Puede conocer el resto de los términos legales y de privacidad previstos por FCE, visitando www.foroscomercioetico.com.

 

CONFIRMACIÓN Y ALCANCE

La cumplimentación y envío de la comunicación a través del mecanismo conlleva que el usuario interesado o informante conoce las presentes condiciones de uso, normas de funcionamiento, principios informadores y reglas que se encuentran recogidas en el reglamento de Canal Foros.

Cualquier persona informante queda sujeta a los deberes de veracidad, responsabilidad, proporcionalidad y buena fe, estando prohibido el uso del canal con fines distintos a los de velar y asegurar el cumplimiento ético y legal de la entidad adherida al sistema, a fin de detectar acciones u omisiones que puedan constituir alguna infracción o delito.

No debe usarse Canal Foros para fines distintos a los aquí manifestados o contrarios a las presentes normas de funcionamiento. Tenga presente que el uso de este mecanismo es voluntario y las reclamaciones deben realizarse, en todo caso, de buena fe, no estando permitida la remisión de informaciones falsas, tergiversadas, u obtenidas de manera ilícita.

Comunicar información, a sabiendas de su falsedad, se considera infracción muy grave en virtud de la normativa vigente. Cualquier actuación distinta de lo aquí recogido no será amparada o atendida por esta vía.

Todo usuario del canal confirma conocer y aceptar la totalidad de los términos expuestos en la ejecución de la comunicación.