El funcionamiento del Canal tiene 3 etapas, con sus respectivos pasos, que se explican a continuación:

1. Apertura del caso
   1. Recepción
   2. Revisión
2. Investigación
   1. Alineamiento
   2. Investigación
   3. Propuesta de resolución
3. Resolución
   1. Aprobación
   2. Implementación
   3. Cierre de la queja

En caso de que no exista acuerdo entre la empresa y la persona informante sobre el plan de acción propuesto para resolver la queja o denuncia, Canal Foros cuenta con un segundo nivel de intervención.

Este segundo nivel de intervención, llamado Comité Ético, es un órgano independiente dentro del Canal Foros, cuyo objetivo es aportar su valoración en aquellas quejas o denuncias en las que no exista acuerdo entre el/la denunciante y la empresa. Es decir, si alguna de las partes involucradas no está de acuerdo con la solución propuesta para resolver la queja o denuncia, se puede pasar a un siguiente nivel de decisión, que implicaría activar la participación del Comité Ético.

Dicho comité actúa de manera confidencial, es decir, sin conocer datos de la persona denunciante ni de la empresa denunciada. Solamente opera entendiendo el problema y sugiriendo una solución que se considere ética, correcta, justa y legal.

• Porque pone a la persona trabajadora/informante y al/la productor/a en el centro.
• Porque entrega formación a todos los/as usuarios/as involucrados/as en el proceso (persona informante, productor/a, formadores/as internos/as, cuentas claves).
• Porque internamente se realiza un análisis de las causas que generan las quejas y denuncias, para mejorar en el futuro en casos similares.
• Porque está disponible 24/7 y es de fácil uso.
• Porque es accesible desde todo tipo de dispositivos (ordenador, teléfono móvil, teléfono fijo).
• Porque es multilingüe, buscando que sea entendible para todos.
• Porque no tiene costo para la persona trabajadora.
• Porque se hace un uso transparente y confidencial de la información.
• Porque es seguro y anónimo. No se identifican personas, a no ser que el/la informante sí desee identificarse.
• Porque cumple con los requisitos que marca la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Para cualquier ámbito en el cual se desee registrar una queja o denuncia: laboral, medioambiental, social, penal, etc.

El plazo legal para confirmar la recepción de la queja o denuncia a la persona trabajadora es de 7 días. En el caso del Canal Foros, aparecerá un mensaje de confirmación al finalizar la queja o denuncia, y se recibirá un mensaje automático con un código minutos después, vía WhatsApp, SMS o correo electrónico. A partir de ahí, se intentará que la empresa dé una primera respuesta individual en 5 días. Hay que tomar en cuenta que el tiempo máximo para resolver cada caso son 90 días. De todos modos, los esfuerzos estarán puestos en no agotar el plazo máximo, salvo casos de extrema necesidad.

Confidencial es siempre. Se toman medidas para que terceras personas no puedan acceder a la información.

También es anónimo, en el sentido de que ni Canal Foros ni la empresa pueden acceder a los datos personales directamente (nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc.), puesto que toda la información está encriptada. Además, no se piden datos a la persona informante como nombre, dirección u otros. Ahora bien, si quien realiza la denuncia decide aportar información que pueda identificarlo/a, porque no desea que sea un caso anónimo, también puede hacerlo.

La gestión la realiza el Coordinador del Canal Foros junto con la empresa. Si se requiere, el Comité Ético y otras instancias también podrían involucrarse, siempre y cuando el caso lo justifique.

Sí, la empresa tendrá acceso a la información que se ingresó en el formulario (qué ha ocurrido, dónde, cuándo, etc.), pero no podrá acceder a los datos personales (nombre, teléfono, email, etc.). En caso de que el ingreso de la queja o denuncia se haya realizado a través de llamada de voz, no se permitirá que escuchen la voz de la persona informante directamente, sino que se facilitará una transcripción (conservando el audio como prueba, pero protegido).

Por motivos de seguridad, sólo la persona informante conoce su código de acceso. Si se pierde este código, no podrá hacer un seguimiento de la comunicación. Eso no quiere decir que el caso no siga su curso, sino que solamente no podrá ver cómo avanza, ni aportar más información si la empresa lo requiere.

No es obligatorio, pero si la persona informante no entrega sus datos, y no autoriza a Canal Foros para que la contacten de manera anónima y confidencial a través de la plataforma de Ulula, no podrá aportar más información ni hacer seguimiento de su caso.

El canal funciona a través de la web de Ulula, mediante PC, teléfono móvil y otros dispositivos. También por WhatsApp y mediante llamada telefónica.